تجمیع چند بارنامه در یک فاکتور: ریسکها، خطاها و راهحل استاندارد [۱۴۰۴]
در «سامانه مؤدیان» هر صورتحساب یکتاست و با شناسه ۲۲ کاراکتری ردیابی میشود. وقتی چند بارنامه را ذیل یک فاکتور تجمیع میکنی، در تطبیقهای سیستمی بین «سامانه جامع تجارت (نتسوی)» و «کارپوشه مؤدیان» مغایرت زمانی/مقداری میافتد و امتیاز ریسک بالا میرود. راهحل کمدردسر:
هر بارنامه = یک فاکتور همان بارنامه
(مخصوصاً اگر از الگوی «بارنامه» استفاده میکنی). اگر ناچار به تجمیعی، با قواعد زیر عمل کن.
این پشتصحنه چه اتفاقی میافتد؟
- صورتحساب الکترونیکی در مؤدیان، فاکتورمحور و یکتا است؛ شماره مالیاتی ۲۲ کاراکتری دارد و مبنای رسیدگی سیستمی قرار میگیرد.
- اتصال نتسوی و مؤدیان: اگر فاکتور را در «سامانه جامع تجارت» صادر کنی و تأییدیهاش در کارپوشه مؤدیان بنشیند، معمولاً نیازی به ثبت دوباره همان فاکتور در مؤدیان نیست (بر اساس اطلاعیههای رسمی). نتیجه؟ دادهها بین دو سامانه تبادل میشوند و با هم قابل تطبیقاند.
- الگوی «بارنامه» در مؤدیان، فیلدهای الزامی مثل «شماره بارنامه» و «نوع بارنامه/حمل» دارد؛ یعنی منطق سیستم برای بارنامه بهصورت یکبهیک طراحی شده (هر بارنامه ↔ یک فاکتور مرتبط).
نکته زمانبندی: از ۱۵ آبان ۱۴۰۳، فاصله صدور تا ارسال و ثبت صورتحساب در مؤدیان حداکثر ۱۲ روز است؛ دیرتر بفرستی، هم اخطار میگیری هم ریسک.
وقتی چند بارنامه را یکجا فاکتور میکنی، چه مغایرتهایی رخ میدهد؟
1) مغایرت زمانی
تاریخهای حواله/بارنامه در نتسوی جلوتر است، اما فاکتور مؤدیان را دیرتر و تجمیعی ثبت کردهای؛ توالی «حواله/بارنامه → انتقال مالکیت نتسوی → صدور/ثبت فاکتور مؤدیان» بههم میریزد و سیگنال ریسک میدهد.
2) مغایرت ساختاری الگوی بارنامه
الگو «شماره بارنامه» میخواهد. وقتی چند بارنامه را در یک فاکتور میریزی، یا باید از الگوی دیگری بروی (که بعداً با دادههای حملونقل نمیخواند) یا خطاهای شناختهشده میگیری (مثل خالی بودن «شماره بارنامه» یا «نوع بارنامه»).
3) مغایرت مقداری/شناسه کالا
در نتسوی انتقال مالکیت بر اساس شناسه کالا و مقدار ثبت میشود. فاکتور تجمیعی که چند حواله را پوشش میدهد، معمولاً یکبهیک با ریز حوالهها و شناسهها قابل تطبیق نیست.
4) اثر روی VAT خریدار/فروشنده
اعتبار مالیات بر ارزشافزوده و تطبیق دریافت/تحویل با فاکتور، به تاریخ و جزئیات فاکتور مؤدیان بستگی دارد؛ تجمیعِ دیرهنگام میتواند برگشت اعتبار خریدار را عقب بیندازد یا سؤال سیستمی بسازد.
پیامدهای عملی در رسیدگی سیستمی
- امتیاز ریسک بالاتر و انتخاب برای رسیدگی (Risk-based): اختلاف تاریخها و چند بارنامه زیر یک فاکتور، پرچم میشود.
- خطاهای الکترونیکی هنگام ارسال با الگوی بارنامه (مثل خطای «شماره بارنامه خالی است»، «نوع بارنامه خالی است» و …).
- اخطارهای زمانی بهخاطر عبور از مهلت ۱۲روزه ثبت.
راهحل استاندارد (کمریسک و ساده)
قاعده طلایی
هر بارنامه = یک فاکتور همان بارنامه (بهخصوص با الگوی بارنامه). نتیجه: تطبیق تمیز، حداقل خطا و ریسک کم.
چکلیست اجرایی برای صدور صحیح
- برای هر بارنامه، فاکتور جداگانه بزن.
- شماره بارنامه و نوع حمل را دقیق پر کن.
- شناسه یکتای حافظه مالیاتی را در سیستم اعمال کن و ارسال را از کانال انتخابی (مؤدیان یا نتسوی) انجام بده.
- اگر از نتسوی فاکتور میزنی، بنشیند در کارپوشه مؤدیان (تأییدیهاش را چک کن) تا دوبارهکاری نشود.
- حداکثر تا ۱۲ روز از تاریخ صدور، فاکتور را ارسال و ثبت کن.
- شماره/تاریخ بارنامه را در توضیحات ردیفها هم بیاور تا ردیابی آسان شود.
اگر مجبور به تجمیع هستی (سناریوهای استثنایی)
- توضیح شفاف در ردیفها: برای هر ردیف، «شماره بارنامه، تاریخ، کالا/مقدار» را بنویس؛ مثال توضیح ردیف:
- «تجمیع بارنامههای ۱۲۳۴۵ (۱۴۰۳/۰۸/۱۰)، ۱۲۳۷۸ (۱۴۰۳/۰۸/۱۲)، کالای X مجموعاً ۲۵۰ واحد»
- بازه ۱۲روزه را رعایت کن؛ اگر قدیمی شد، بهجای تجمیع، اصلاح/ابطال و صدور صورتحساب اصلاحی را بررسی کن.
- تطبیق دوطرفه: بعد از ارسال، کارپوشه مؤدیان و اسناد نتسوی را یکییکی چک کن تا چیزی جا نماند.
تطبیق ماهانه «سهگانه» (مدیریت ریسک عملی)
هر ماه، این سه لیست را با هم تطبیق بده و اختلافها را همان ماه اصلاح کن:
- بارنامهها (سامانه حمل/نتسوی)
- انتقال مالکیتها و فاکتورهای نتسوی
- کارپوشه مؤدیان
پیشنهاد اجرایی: یک پیوت ساده روی تاریخ/شماره بارنامه/شناسه کالا/مقدار بزن و «کمبود/اضافه/تاخیر» را سریع بیرون بکش.
سؤالات متداول (FAQ)
۱) آیا بعد از صدور در نتسوی، باید دوباره در مؤدیان ثبت کنم؟
اگر فاکتور از طریق سامانه دولتی (مثل نتسوی) ارسال شده و تأییدیه ثبت در کارپوشه مؤدیان دارد، عموماً نیاز به ثبت مجدد نیست. همیشه تأییدیه را چک کن.
۲) مهلت قانونی ارسال صورتحساب به مؤدیان چقدر است؟
از ۱۵ آبان ۱۴۰۳، فاصله صدور تا ارسال و ثبت صورتحساب در مؤدیان حداکثر ۱۲ روز است.
۳) میتوانم چند بارنامه را یک فاکتور کنم؟
بهتر است خیر؛ مخصوصاً با «الگوی بارنامه» که شماره بارنامه میخواهد. اگر ناچار شدی، همه شمارهها/تاریخها/مقادیر را در ردیفها شفاف بنویس و بازه ۱۲روزه را رعایت کن.
۴) خطاهای رایج الگوی بارنامه کداماند؟
خالی بودن «شماره بارنامه»، «نوع بارنامه/حمل»، یا ناسازگاری مقادیر/کدها با دادههای حملونقل.
۵) این موضوع روی VAT چه اثری دارد؟
مبنا، صورتحسابهای ثبتشده در مؤدیان است. تجمیع دیرهنگام یا ناسازگار میتواند اعتبار خرید را دیر منتقل کند یا محل سؤال شود.